عام

أهمية الإدارة المرئية للمشاريع ومراحل تنفيذ المشروع

تيسر لك الإدارة المرئية للمشاريع رؤية المهام ظاهرة داخل صورة مرئية، كما أن لها العديد من الفوائد والتي سوف نقوم بعرضها لكم عبر موقع فن التسويق، حيث تمكنك الإدارة المرئية من تجنب حالات عنق الزجاجة الممكنة وتيسر الجهود بين أفراد الفريق.

في العادة تكون عبارة عن شكل جدول يتم تخطيطه للمشروع أو رزنامة أو ممكن تكون ألواح كانبان، حيث تقوم بجمع أدوات التقرير ووسائل إدارة المهام الكلاسيكية والتواصل بالناحية المرئية للعمل الخاص بك، كما أنها توفر لك رؤية عميقة لعمل كل شخص من الفريق خلال لمحة واحدة تقريبًا.

أهمية الإدارة المرئية للمشاريع

الإدارة المرئية للمشاريع تتميز بأن لها الكثير من الفوائد، حيث أنها تمكنك من التعرف على مهام العمل ودور كل فرد داخل الفريق، ومن فوائدها أيضًا ما يلي:

  • تحصيل رؤية أسرع، حيث تستطيع أن تجمع المعلومات بشكل سهل وسريع حينما تصبح مقاييس المشروع ومهامه داخل مكان واحد.
  • خفض حالات عنق الزجاجة، حيث يتمكن ملاك المصلحة وأعضاء الفريق من الحصول على البيانات والمعلومات التي يحتاجون إليها.
  • تتبع دورة حياة المشروع، بدايًة من تحديد مهام المشروع ومن ثم التواصل من خلال الأدوات الخاصة بالتواصل وحتى الانتهاء بالتقارير، تستطيع استخدام أنواع متنوعة من طرق الإدارة المرئية للمشاريع من بدايتها وحتى نهايتها.
  • تنسيق عمل الفريق، حيث يمكنك جمع كل أقسام العمل المتنوعة داخل مكان واحد ظاهر للمشاهدة.
  • تيسير الاطلاع على العمل، حيث يستطيع القادة وملاك المصلحة أن يلقون نظرة عميقة على الفريق الخاص بك دون إزعاجهم بالتفاصيل.
  • معرفة عراقيل العمل الممكنة قبل الأوان ومتابعة المشروع وإنجازاته ومعوقاته حتى تستطيع معالجة المشكلات قبل أن تحدث، لا تفوت قراءة أهمية ترتيب الموقع في جوجل.

أساسيات إدارة المشاريع

لكي تتمكن من استخدام الإدارة المرئية للمشاريع الخاصة بك، ينبغي معرفة أساسيات إدارة المشاريع التي تكون عبارة عن مبادئ تحدد الأنشطة المطلوبة لإدارة المشاريع بشكل ناجح في كل مراحله، حيث تشتمل هذه الأساسيات على ما يلي:

1. إدارة جودة المشروع

تعتبر إدارة جودة المشروع واحدة من أهم أساسيات الإدارة التي يقوم بها قائد المشروع الذي يتحقق من استكمال متطلبات الجودة التي تم تحديدها ويضع إجراءات ضمان الجودة ويقدم نتائج تلبي متطلبات ملاك المصلحة.

تجمع إدارة الجودة بين شكل الجودة وضمانها ومراقبتها ومراجعة التقدم الذي تم إحرازه، وعن طريقها يقوم مدير المشروع بقياس الممارسات والعمليات التي يتضمنها المشروع بشكل مستمر.

2. إدارة الجدول الزمني

من الضروري للغاية إدارة وقت المشروع من خلال وضع جدول زمني له يشتمل على أوقات إنجاز المهام ومراقبتها مع الوقت النهائي لتنفيذ المشروع وإظهار ذلك الجدول للفريق الخاص بالعمل.

وعن طريق ذلك الجدول يستطيع المدير أن يعرف متى يمكنه تحويل المصادر في حال تعرضت بعض المهام للتأخير عن التنفيذ في وقتها، وفقًا للمواعيد النهائية التي تم تحديدها.

3. إدارة المخاطر

المخاطر التي يتعرض لها المشروع تكون متعددة داخل مراحل التنفيذ المتنوعة، والتي من الممكن أن تكون مرتبطة بالميزانية أو الجدول الزمني أو غير ذلك.

لذلك تعتبر إدارة المخاطر من الأساسيات الهامة في إدارة المشاريع، والتي عن طريقها يمكنك تحليل أي مخاطر قد تحدث خلال المشروع لكي تجعله يسير على الطريق الصحيح وتحقق ما تريده.

كما تتطلب عملية إدارة المخاطر إلى أن تبلغ أعضاء فريق المشروع بها ومنح الأولوية لكل خطر حسب إمكانية حدوثه وشدته، مع وضع الاستراتيجيات التي تحدد كيف تتم الاستجابة لكل خطر من أجل التخفيف من شدته أو منعه.

4. إدارة الميزانية

لضمان تنفيذ مشروعك، ينبغي أن تدير ميزانيته من خلال تحديد المصاريف وتتبعها طوال المشروع حتى يبقى داخل حدود الميزانية ولا يتعداها.

وتتم إدارة ميزانية المشروع عن طريق التخطيط للمصادر وتوقع المتطلبات المستقبلية منها، وكذلك تحديد تكاليفه لتنفيذه، ومن ثم وضع كافة تكاليف المشروع المتنوعة ومراقبتها من خلال التحكم في الممارسات والإجراءات التي يتم اتخاذها من أجل تخفيف هذه المصاريف إلى الحد الأدنى.

5. إدارة اتصالات المشروع

من المحتمل أن يكون مشروعك معرض للفشل بسبب ضعف التواصل بين الأعضاء، لذلك يتطلب الأمر أن تقوم بوضع استراتيجية تواصل بين أعضاء الفريق وقنوات الاتصال التي تم استخدامها.

ومن الضروري أن يتضمن التواصل ملاك المصلحة والعملاء، وعن طريق هذه العملية يضمن المدير أن كافة العمليات تسير بشكل سلس وتفادي وقوع أي مشكلة قد تتسبب في تأخير تنفيذه.

6. إدارة نطاق المشروع

يمكنك من خلال هذه العملية أن تقوم بمراقبة كافة العناصر المتواجدة فيه، حيث تحدد أهداف المشروع ومتطلباته والنتائج المرغوبة منه وأوقاته النهائية ومصاريفه وكذلك معالمه.

وهذا بهدف ضمان اكمال كافة العناصر من أجل تحقيق أغراض المشروع وتفادي حدوث المخاطر، على سبيل المثال التأخير أو عدم رضا ملاك المصلحة أو غير ذلك.

حيث يقوم المدير بإدارة نطاق المشروع من خلال وضع استراتيجية تقلل من التوسع في المتطلبات، وكذلك التأكد من أن المصادر الخاصة بالمشروع يتم استخدامها بكفاءة لكي يظل على مساره الصحيح، قم بالاطلاع على فائدة البحث عن الكلمات المفتاحية.

المميزات الأساسية لنظام إدارة المشاريع

بعد التعرف على الإدارة المرئية للمشاريع الخاصة بك، حان الوقت الآن لمعرفة المميزات الأساسية لنظام إدارة المشاريع التي ينبغي توافرها داخل كل نظام من أجل إدارته بطريقة فعالة، وهي كالتالي:

  • قم بتخطيط عناصر العمل الخاص بك وتتبعها.
  • تأكد من انحدارات الجدول الزمني وحدد المعيقات.
  • أدر ميزانية المشروع وتوقع المصاريف وفقًا للتقدم في الوقت الحالي.
  • قم بمعالجة المهام للتعامل مع الممارسات المتكررة.
  • قم بمتابعة المشكلات والتعامل معها عن طريق إعداد التصعيد.
  • متابعة وقت العمل المنجز وإنشاء الفواتير وفقًا للساعات التي تكون مدفوعة.
  • تخصيص الموارد.
  • قم بتنظيم كافة المستندات التي تتعلق بالمشروع وإدارتها.
  • البقاء على التواصل مع أعضاء الفريق الخاص بك عن طريق ميزات التعاون الفعالة.
  • إنشاء التقارير من أجل تحليل البيانات واتخاذ إجراءات واضحة.

مراحل المشروع

يجب أن تتعرف على أهمية الإدارة المرئية للمشاريع لكي تستخدمها في مشروعك وتدير مهامه بشكل سهل وتحدد دور كل شخص داخله، وكذلك ينبغي معرفة مراحل المشروع والتي تتمثل فيما يلي:

  • مرحلة تحديد المشروع والتي فيها يتم ابتكار فكرة المشروع ومن ثم تطويرها.
  • إعداد المشروع وفي تلك المرحلة يتم تحديد الإطار العام للمشروع وعمل دراسة جدوى، على سبيل المثال الدراسة التسويقية والفنية والمالية وكذلك دراسة الهيكل الإداري للمشروع.
  • مرحلة تنفيذ المشروع والتي يتم فيها تطبيق المشروع وتوجيهه ومن ثم تسجيل ما نفذ به.
  • تقييم المشروع، وتتم هذه العملية خلال التنفيذ من أجل المقارنة بين الوضع الفعلي للمشروع ومساره، وكذلك يتم التقييم بعد مرحلة التنفيذ للمقارنة بين النتيجة النهائية وقدر وصول مشروعك لتلك النتائج.

الخلاصة

وفي نهاية الحديث عن مقالنا الإدارة المرئية للمشاريع التي تمكنك من رؤية المهام المتعلقة بالمشروع داخل صورة مرئية وتعرفك على دور كل أعضاء الفريق وكذلك تستطيع من خلاله جمع المعلومات بطريقة سريعة وسهلة.

ذكرنا لكم أهمية الإدارة المرئية للمشاريع وأساسيات إدارة المشاريع والمميزات الأساسية لنظام إدارة المشاريع وكذلك مراحل المشروع، نأمل أن نكون وضحنا تفاصيل الموضوع بشكل يسير للقراء.

مقالات ذات صلة

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

زر الذهاب إلى الأعلى