ما هي طرق إدارة المشتريات وأهم أهدافها ومزاياها؟
طرق إدارة المشتريات تساعدك على تحقيق أهدافك بسهولة، كما تجعلك تفهم احتياجات العملاء المحتملين وكذلك التغييرات التي سوف يتم حدوثها داخل السوق، حيث أن إدارة المشتريات تكون هي المسؤولة عن وضع الاستراتيجيات المسبقة من أجل توفير جميع متطلبات الشركة وإجراء الرقابة عليها لتحقيق ما تريده.
وتعرف إدارة المشتريات أيضًا بأنها الأنشطة والممارسات التي تقوم بها المؤسسة على عملية الشراء، لذلك يتطلب السيطرة عليها لتحقيق الربح، كما أنها تعمل جاهدة على إكمال هذه العملية بالكمية المطلوبة والسعر الملائم والموعد المحدد، وكذلك الجودة وأفضل مصدر للتوريد.
فهرس المقال
ما هي مسؤوليات إدارة المشتريات؟
ينبغي أن تتعرف على طرق إدارة المشتريات ومسؤولياتها لضمان نجاح شركتك وتحقيق الهدف الذي تريده، حيث تتضمن مسؤوليات الإدارة على ما يلي:
1. التخطيط ووضع السياسات
يتوجب تحقيق أهداف الشركة الخاصة بك وتلبية كافة متطلباتها وكذلك تواجد قوانين شراء حديثة ومنطقية، حيث أن ذلك الجانب يشمل تحديد المعايير المحتملة مع ضرورة تطوير قوانين شراء تناسبها.
ويتم تحديد جوانب تلك القوانين وفقًا لعدة متطلبات، على سبيل المثال، الكمية المطلوبة والجودة، وكذلك أفضل مصدر للتوريد والسعر الملائم، تعرف على: التدرج الوظيفي للتسويق.
2. إجراء البحوث والدراسات
ينبغي على الإدارة أن تكون على علم بوضع السوق وتغيراته، وذلك لكي تضمن نجاح عمليات الشراء الخاصة بها.
حيث تشتمل مسؤولياتها على جمع كافة البيانات والمعلومات التي لها علاقة بمتطلبات المؤسسة والبحث عن بدائل ملائمة، وأيضًا دراسة الأسعار وتوافر المنتجات، كل هذا يصل بشركتك إلى أعلى القمم.
3. تحديد مستوى المخزون
وهي واحدة من أهم مسؤوليات الإدارة والتي تكون متمثلة في تحديد معيار المخزون المناسب للشركة، وهذه العملية تحتاج إلى التنسيق الدائم مع الإدارة الخاصة بالمخازن.
كما يشتمل ذلك الأمر على تحديد أدنى الكميات التي تم طلبها، وكذلك نقاط إعادة الطلب التي تحدد متى ينبغي أن تقوم بطلب المزيد، بالإضافة إلى تحديد أقصى حد للمحزون والذي لا يستوجب أن يتم تجاوزه لكمية معينة، وذلك من أجل تفادي الزيادة في المصاريف التي ليس لها أي مبرر.
4. إصدار أوامر الشراء وكذلك التوريد
بعدما يتم التفاوض والموافقة مع الموردين بخصوص الكميات والأسعار وكذلك المواصفات المطلوبة، فإن الإدارة تصدر وثائق أوامر الشراء للموردين.
حيث أن هذه المرحلة هدفها هو تحديد الكميات المعينة التي ينبغي تواجدها في مخازن الشركة، وتشمل أيضًا تتبع عملية التسليم للتحقق من وصول المنتجات بطريقة سليمة وفي الموعد المحدد.
5. اعتماد عملية التسليم
الإدارة والشؤون القانونية يعملان معًا بالتعاون، وذلك من أجل التأكد من صحة عقود الشراء وكذلك الفواتير التي تكون متعلقة بعمليات الشراء.
بعد ذلك، تفحص المنتجات الموردة عن طريق المتخصصين من أجل التحقق من أنها تطابق المعايير المحددة وتتناسب مع متطلبات الشركة، وتضمن تلك الخطوة التأكد من جودة هذه المنتجات.
7. التخلص من المخزون الزيادة
من ضمن مسؤوليات الإدارة أيضًا أنها تتخلص من المخزون الزيادة وتتعامل معه، وينطبق ذلك على الأصناف التي لم تعد شركتك بحاجة إليها.
وهذه الخطوة ضرورية جدًا لتفادي تكدس المخزون وعدم تكلفة الشركة مصاريف غير مهمة، كما أنها تعمل على تحسين كفاءة إدارتك بصفة عامة.
ما هي طرق إدارة المشتريات؟
هناك الكثير من طرق إدارة المشتريات التي سوف تساعدك على تحقيق أعلى نسبة من الأرباح والمبيعات، ويمكنك معرفة هذه الطرق من خلال الآتي:
1. تحديد متطلبات الشركة
لكي تتمكن من إدارة المشتريات وشراء السلع أو المنتجات ينبغي أولًا أن تكون على علم بمتطلبات المؤسسة وتحديد المواد التي تطلبها لتشغيل العمليات بداخلها.
كما يتوجب على الشركة القيام بوضع استراتيجية مادية قبل عملية الشراء، وذلك لتجنب حدوث أي خسائر مادية تضر بالمؤسسة الخاصة بك.
2. تقييم البائعين
يستوجب أولًا أن تجد الموارد التي تلبي احتياجات ومتطلبات الشركة، بالإضافة إلى جودة ذلك المنتج، كما ينبغي أن تتضمن متطلبات البحث كمية الإنتاج الخاصة بالمؤسسة المصنعة وخدمة العملاء وغير ذلك.
وبعد ذلك يتم التفاوض على سعر المنتج وإرسال الطلب الخاص بشراءه، ويتوجب على كلا من الطرفين مساواة الحصول على ذلك المنتج والتفاوض على سعره عن طريق التعاقد الذي يتم بينهم.
ومن ثم سيتم دفع تكلفة المنتج والتأكد من المشتريات بعدما تصل إلى موضع العمل، وذلك عن طريق البيانات التي تم ذكرها داخل الفاتورة حتى يتم التحقق من المنتج.
ما هي أهداف إدارة المشتريات؟
طرق إدارة المشتريات تكون قليلة ولكن أهدافها كثيرة، حيث أنها تتشارك مع غالبية أقسام المؤسسة، سواء كانت مباشرة أو غير مباشرة، ومن أهم أهدافها ما يلي:
1. إيجاد مصادر بديلة للتوريد
الغرض الأساسي من أنشطة إدارة المشتريات هو تحقيق وفرة مستمرة من المنتجات اللازمة من أجل تقديم منتج أو خدمة.
ولضمان تلك الوفرة، ينبغي أن يتم توجيه تلك الأنشطة لتأمين مصادر توريد مستمرة تضمن لك عدم انقطاع المنتجات من المؤسسة، تعرف على: الإبداع في التسويق التقليدي والرقمي.
2. تأمين الشراء بوفرة اقتصادية جيدة
أكثر ما يدعم إدارة المشتريات هو وصولها إلى موردين متميزين، وذلك لكي تضمن توفير التكاليف الخاصة بعمليات الشراء.
كذلك الحفاظ على الجودة اللازمة للمواد أو الخدمات، بجانب الحصول على دعم فني بشكل أفضل من قبل الموردين.
3. استمرار العلاقة الحسنة مع الموردين
أهداف الإدارة لا تكون مقتصرة على توريد المنتجات فقط، ولكنها تسعى لتوطيد العلاقات مع الموردين وضمان تقديمهم لمنتجات عالية الجودة عبر التطوير المستمر لتلك العلاقات والذي يعمل على تحسين أعمال المؤسسة بشكل مستمر.
4. توريد منتجات خالية من العيوب
إدارة المشتريات تعمل بشكل جاهد على ضمان توريد المنتجات الأولية مع متطلبات أقسام الشركة بأفضل طريقة ممكنة.
كما أنها تتفادى توريد منتجات بها عيوب مختلفة والتي قد تتسبب بحدوث ضرر في طريقة الإنتاج تؤدي إلى خسارة كبيرة للمؤسسة.
مزايا نظام إدارة المشتريات
طرق إدارة المشتريات ونظام الإدارة لهم الكثير من المزايا الفعالة لتتبع عمليات الشراء في الشركة، ومن ضمن هذه المزايا ما يلي:
- تحسين أوامر الشراء واستلام المنتجات والسلع بطريقة سريعة.
- التعاون بين أقسام الشركة لتحقيق الأهداف المرجوة.
- استغلال الوقت بشكل مثالي وعدم إضاعته في البحث عن المعلومات المطلوبة.
- متابعة كافة مصاريف وخصومات الدفع وتاريخ الاستحقاق بطريقة دقيقة.
- تقديم رؤية تامة لكافة معلومات أوامر الشراء والأشخاص الموردين الذين تعاقدوا مع شركتك.
- التخلص من أوامر الشراء التي تكون متكررة وغير مكتملة، مما يوفر العديد من المصاريف.
- عدم الاحتياج إلى إدارة تخزين الوثائق، واستعمال النظام بديلًا عنها.
- توحيد مهام استمرارية العمل وكافة العمليات الداخلية مما يعمل على زيادة الدعم لكل قسم من أقسام المؤسسة الخاصة بك.
الخلاصة
وبهذا نكون قد انتهينا من عرض مقالنا طرق إدارة المشتريات التي سوف تساعدك على فهم متطلبات العملاء المحتملين وتفضيلاتهم وكذلك مواكبة كافة التغييرات التي قد يتم حدوثها داخل السوق لزيادة المبيعات وتحقيق الربح وتجنب أي نوع من أنواع الخسائر.
ذكرنا لكم طرق إدارة المشتريات وأهدافها ومسؤوليات إدارة المشتريات وكذلك مزايا نظام الإدارة، نرجو أن نكون قد تمكنا من شرح كافة التفاصيل المتعلقة بهذا الموضوع بشكل واضح ومنظم وسلس للقراء.
